Sans inscription préalable, le site web Gaia-FUN-SSO ne donne que des prédictions géocentriques des zones de recherche d'objets en alerte. Pour bénéficier de la prédiction des éphémérides topocentriques ainsi que de la possibilité de soumettre vos mesures astrométriques, il est nécessaire de s'inscrire sur ce site web à partir de l'onglet "register", en indiquant notamment le lieu d'observation et quelques caractéristiques de l'instrument utilisé.
On peut alors accéder à ce type de page:
Il faut noter que les observations de détection par Gaia se font lors de passages très brefs des objets dans le plan focal (environ 40s) et les arcs d'orbites de ces objets sont donc trop courts pour permettre le calcul précis de leurs éphémérides. On doit alors recourir à une estimation statistique des zones de présence et de leur évolution. Les onglets "détails" de site web donnent alors des cartes de champ avec des zones de recherche de ces objets, ainsi que des éphémérides provisoires (des explications sont donnés dans l'article: Carry et al., 2021). L'onglet "détails" donne ce type de page:
Une série d'environ 5 à 10 poses bien datées en TU (au moins à la seconde de temps) suffit pour détecter le ou les objets mobiles dans le champ par montage vidéo (blink).
Une fois repérés des objets mobiles, il est demandé aux observateurs de réaliser eux-mêmes les mesures astrométriques puis de vérifier si les objets détectés sont connus, ou pas, par le Minor Planet Center en testant par exemple une mesure par objet sur le service MPC Checker.
Ces mesures une fois mises au format MPC seront ensuite à envoyer au Minor Planet Center
Les mesures d'un objet inconnu du MPC correspondent alors très certainement à celles de l'objet qui a causé l'alerte Gaia. Elles sont à télécharger sur le site web Gaia-FUN-SSO. Une fois téléchargées, une note pour cette détection positive apparaît sur la page web de Gaia-FUN-SSO à coté des éphémérides de l'objet en alerte.